Wissen nutzen. Daten schützen.
Welche Kündigungsfrist gilt in einem Kundenvertrag? Was wurde im letzten Projekt zur Datensicherung vereinbart? Welche Schritte gehören zum Mitarbeitereintritt?
Die Antworten sind im Unternehmen oft bereits vorhanden – verteilt über Verträge, Protokolle, Richtlinien und technische Unterlagen. Sie zu finden, kostet jedoch Zeit. Mitarbeitende durchsuchen Dokumente, lesen lange Textpassagen oder fragen Fachpersonen, die dieselben Auskünfte immer wieder geben.
BWO Clavis erleichtert den Zugang zu diesem Wissen. Der KI-Assistent ergänzt Ihre M-Files-Ablage um eine natürliche, dialogorientierte Möglichkeit, Informationen zu recherchieren und mit Dokumenten zu arbeiten.
Stellen Sie Fragen, lassen Sie Inhalte zusammenfassen, vergleichen Sie Dokumente oder extrahieren Sie relevante Angaben. Mit nachvollziehbaren Quellen und den bestehenden M-Files-Berechtigungen behalten Sie dabei die Kontrolle.
BWO Clavis lässt sich On-Premises oder gehostet in unserer Schweizer Private Cloud betreiben.
Ein erster Einblick in BWO Clavis
Entdecken Sie, wie Sie mit BWO Clavis das Wissen aus Ihren M-Files Dokumenten noch einfacher nutzen können.
Von der Dokumentensuche zur konkreten Antwort
Eine strukturierte Dokumentenablage ist die Grundlage für effizientes Informationsmanagement. Im Arbeitsalltag geht es jedoch häufig nicht darum, ein bestimmtes Dokument zu finden. Gesucht wird eine konkrete Antwort.
BWO Clavis unterstützt Sie genau dabei. Sie formulieren Ihre Frage in natürlicher Sprache, statt verschiedene Suchbegriffe auszuprobieren und mehrere Dokumente einzeln zu prüfen. Clavis nutzt die relevanten Inhalte Ihrer M-Files-Ablage und erstellt daraus eine verständliche Antwort mit Quellenangaben.
Typische Fragen aus dem Arbeitsalltag sind:
So wird vorhandenes Unternehmenswissen leichter zugänglich – auch für Mitarbeitende, die noch nicht mit jeder Richtlinie, jedem Projekt oder jeder Ablagestruktur vertraut sind.
Zusammenfassen, recherchieren, vergleichen und extrahieren
BWO Clavis unterstützt nicht nur die Suche nach Informationen. Der KI-Assistent hilft auch dabei, Dokumentinhalte gezielt zu bearbeiten und für die nächste Aufgabe aufzubereiten.
Antworten mit nachvollziehbaren Quellen
Im geschäftlichen Umfeld muss eine Antwort überprüfbar sein. Gerade bei Verträgen, internen Vorgaben oder technischen Anforderungen ist der Bezug zum Originaldokument entscheidend. BWO Clavis liefert Antworten mit Quellenangaben. Mitarbeitende können nachvollziehen, auf welchen Unterlagen die Antwort basiert, und die relevante Quelle prüfen. Das unterstützt die Arbeit insbesondere in Bereichen wie:
Die Quellenangaben erleichtern die Überprüfung der Ergebnisse. Bei rechtlich, finanziell oder betrieblich wichtigen Entscheidungen bleibt die fachliche Prüfung der Originalunterlagen entscheidend.
Ihre M-Files-Berechtigungen bleiben massgebend
Unternehmenswissen ist nicht für alle Mitarbeitenden gleichermassen zugänglich. Verträge, Personaldokumente oder vertrauliche Projektunterlagen unterliegen häufig differenzierten Zugriffsrechten.
BWO Clavis berücksichtigt die bestehenden Berechtigungen aus M-Files. Mitarbeitende erhalten nur Informationen aus Dokumenten, auf die sie bereits Zugriff haben.
Ist ein Dokument für eine Person in M-Files nicht zugänglich, wird es auch für deren Anfrage über Clavis nicht berücksichtigt. Die KI erweitert damit nicht die Zugriffsrechte, sondern erleichtert die Nutzung bereits zugänglicher Informationen.
Ihre bestehende M-Files-Rechteverwaltung bleibt die Grundlage. Eine zusätzliche, parallele Berechtigungsstruktur ist dafür nicht erforderlich.
Mit Ihrer bestehenden Dokumentenablage arbeiten
BWO Clavis ergänzt M-Files, statt Ihre Dokumentenverwaltung zu ersetzen. Ihre Dokumente bleiben in der Umgebung, in der sie bereits strukturiert, versioniert und mit Berechtigungen versehen sind.
Sie müssen dafür keine zweite Dokumentenablage als zusätzliche Arbeitsplattformpflegen. M-Files bleibt die zentrale Grundlage für Ihre Dokumente, Metadaten und Zugriffsrechte.
Clavis schafft einen zusätzlichen Zugang zu diesen Informationen: Mitarbeitende können Wissen im Dialog abfragen und Dokumentinhalte gezielter nutzen, während die etablierten Verwaltungsprozesse bestehen bleiben.
Souveräne KI: On-Premises oder im Schweizer Datacenter
Wer KI mit Unternehmensdokumenten nutzt, muss die Datenverarbeitung bewusst gestalten.Vertrauliche Vertragsinhalte, Kundeninformationen, Personaldaten oder technische Unterlagen benötigen einen kontrollierten Rahmen.
BWO Clavis bietet dafür zwei Betriebsmodelle:
Damit lässt sich die Betriebsform an Ihre Anforderungen an Datenhaltung und IT-Betrieb anpassen. Ihre Unternehmensdaten werden nicht zum Training von Sprachmodellen verwendet.
Auch beim Einsatz von KI bleiben die bestehenden M-Files-Berechtigungen massgebend. So verbinden Sie einen einfacheren Zugang zu Wissen mit einer kontrollierten Nutzung Ihrer Informationen.
Mehr Zeit für die eigentliche Aufgabe
Der Nutzen zeigt sich dort, wo Mitarbeitende regelmässig Informationen aus Dokumenten benötigen: im Kundenkontakt, bei der Angebotserstellung, in Projekten, im Support oder in der Administration.
BWO Clavis kann die Recherche erleichtern, umfangreiche Inhalte schneller zugänglich machen und Fachpersonen bei wiederkehrenden Rückfragen entlasten.
Auch neue Mitarbeitende profitieren von einem einfacheren Zugang zu Richtlinien, Prozessen und dokumentiertem Projektwissen. Sie können konkrete Fragen stellen, ohne zuerst jede Ablagestruktur im Detail kennen zu müssen.
M-Files bleibt Ihre Plattform für die strukturierte Informationsverwaltung. BWO Clavis ergänzt sie um einen KI-Assistenten, mit dem Sie dieses Wissen gezielter nutzen können.
BWO Clavis live erleben
Wie könnte ein KI-Assistent Ihren Arbeitsalltag mit M-Files erleichtern?
Erleben Sie in einer persönlichen Demo, wie BWO Clavis Dokumente zusammenfasst, Fragen beantwortet, Inhalte vergleicht und relevante Informationen extrahiert.
Wissen nutzen. Daten schützen. Mit BWO Clavis.
